​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-11
KETAKAKURAN DAN TINDAKAN
PEMBETULAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
PEGAWAI KUALITI
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-11
Tajuk Dokumen
Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan
Bil.
Keluaran
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
Menggugurkan:
Borang laporan ketakakuran (NCR) dan peluang
penambahbaikan. Borang hanya berada dalam
prosedur audit dalaman.
13.02.2024
PMU-PE-PS-11 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Page 3 of 8
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Memastikan apabila ketakakuran berlaku, organisasi hendaklah mengambil tindakan bagi
membetulkannya dengan mengambil tindakan menghapuskan punca ketakakuran supaya tidak
berulang dan berlaku di tempat lain.
2.0
SKOP
Melibatkan semua ketakakuran berpunca daripada aduan, ketakakuran proses, kesilapan
sumber manusia dan sebagainya yang dikenalpasti sama ada di luar proses audit dalaman atau
semasa proses audit dalaman.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
Laporan aduan pelanggan, kerosakan mesin/ bahan, pemantauan proses di
makmal dan lapangan dan seumpanya.
4.0
DEFINISI
Ketakakuran
(NC)
Proses/ perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan standard, prosedur,
akta, pekeliling, keperluan pelanggan dan seumpamanya.
Pembetulan
Tindakan jangka pendek yang dibuat tanpa menghapuskan punca penyebab
ketakakuran.
Tindakan
pembetulan
Tindakan yang diambil dengan menghapuskan punca penyebab ketakakuran
bagi memastikan ketakakuran tidak berulang dan berlaku di tempat yang lain.
Peluang
penambahbai
kan (OFI)
Tindakan bagi penambahbaikan sistem kualiti.
PMU-PE-PS-11 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Page 4 of 8
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
5.1
Penilaian Ketakakuran
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
Juruaudit
Dalaman /
Pemilik
Prosedur (PP)
/ Pegawai
Yang
Bertanggungja
wab (PYB)
10.1 Ketakakuran
dan tindakan
pembetulan
i. Kenalpasti Ketakakuran
1. Ketakakuran yang dibincangkan adalah merujuk ketakakuran
yang dikenalpasti sama ada di luar proses audit dalaman
atau semasa proses audit dalaman.
2. Kenal pasti ketakakuran yang berlaku. Antara sumber
ketakakuran adalah bersumberkan/ daripada:
i. Audit
ii. Ketakakuran dalam penyampaian perkhidmatan/
proses kerja/ peralatan/ bahan
iii. aduan/ maklum balas
iv. lain-lain sumber yang berkenaan
3. Tentukan bukti ketakakuran dan kriteria (rujukan) berkenaan.
Isi Bahagian A Laporan Ketakakuran (NCR) (PMU-PE-PS-07
Pengendalian Audit Dalaman - Lampiran 5)
Auditi/PP/PYB
10.1.1a bertindak
terhadap
ketidakakuran
ii. Kawal dan Buat Pembetulan
4. Kawal dan laksanakan pembetulan, jika berkenaan.
5. Isi Bahagian B Laporan Ketakakuran (NCR) (PMU-PE-PS-
07 Pengendalian Audit Dalaman - Lampiran 5)
Auditi/PP/PYB
10.1.1b menilai
keperluan dan
tindakan
menghapuskan
punca
ketidakakuran
iii. Kenalpasti Punca Ketakakuran
6. Kenalpasti punca-punca ketakakuran.
7. Rujuk tindakan 2 untuk membantu mengenalpasti punca
ketakakuran. Punca ketakakuran boleh lebih daripada satu.
8. Lakukan analisis untuk mengenalpasti punca seperti
Gambarajah Ishikawa, 5 Whys dan seumpamanya, jika
berkenaan.
PMU-PE-PS-11 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Page 5 of 8
Keluaran 01 Pin. 02
9. Antara perkara tidak sesuai dianggap sebagai punca adalah
elemen sikap, terlupa, terlepas pandang dan seumpamanya.
10. Isi Bahagian B Laporan Ketakakuran (NCR) (PMU-PE-PS-
07 Pengendalian Audit Dalaman - Lampiran 5)
Auditi/PP/PYB
iv. Ambil Tindakan Pembetulan
11. Ambil tindakan pembetulan yang bersesuaian.
12. Tindakan pembetulan hendaklah menghapuskan/ bertindak
terhadap punca ketakakuran yang telah dikenalpasti.
13. Pastikan selepas tindakan pembetulan dibuat, ketakakuran
tersebut tidak berulang dan berlaku di tempat yang lain.
14. Isi Bahagian B Laporan Ketakakuran (NCR) (PMU-PE-PS-
07 Pengendalian Audit Dalaman - Lampiran 5)
Juruaudit
Dalaman/PP/
PYB
v. Laksanakan Tindakan Susulan
15. Laksanakan tindakan susulan bagi memastikan tindakan
pembetulan telah dilaksanakan dan ianya berkesan
(ketakakuran tidak berulang dan berlaku di tempat yang lain).
16. Jika masih terdapat ketakakuran yang berulang dan berlaku
di tempat yang lain, minta Auditi/ Ketua Pemilik Proses/
Pemilik proses/ Pegawai Yang Bertanggungjawab (PYB)
mengenalpasti semula punca penyebab atau tindakan
pembetulan yang lebih wajar.
17. Minta pemilik proses mengemaskini Pelan Risiko dan
Peluang dan membuat perubahan proses, jika berkenaan.
Isi Bahagian C Laporan Ketakakuran (NCR) (PMU-PE-PS-07
Pengendalian Audit Dalaman - Lampiran 5)
PMU-PE-PS-11 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Page 6 of 8
Keluaran 01 Pin. 02
Auditi/PP/PYB
10.1.2
Penambahbaikan
berterusan
vi. Buat Analisis Dan Penilaian Yang Bersesuaian
18. Buat analisis data berkaitan ketakakuran dan tindakan
pembetulan dengan menggunakan teknik atau kaedah
statistik, graf dan lain-lain yang bersesuaian.
19. Buat penilaian yang bersesuaian daripada analisis
berkenaan.
Auditi/PP/PYB
vii. Bentang Dalam Mesyuarat Berkaitan
20. Bentangkan analisis dan penilaian di dalam mesyuarat yang
bersesuaian untuk maklumat dan tindakan seterusnya.
5.2
Tindakan Peluang Penambahbaikan
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
PP/PYB
10.3 Peluang
penambahbaikan
viii. Kenalpasti tindakan peluang penambahbaikan
21. Kenalpasti tindakan peluang penambahbaikan
bersumberkan/ daripada:
i. Audit
ii. aduan/ maklum balas
iii. lain-lain sumber yang berkenaan
Auditi/PP/PYB
10.3 Peluang
penambahbaikan
ix. Melaksanakan tindakan dan menyediakan laporan
yang bersesuaian
22. Melaksanakan tindakan yang telah dikenalpasti dan mengisi
borang perincian peluang penambahbaikan (OFI) (PMU-PE-
PS-07 Pengendalian Audit Dalaman - Lampiran 6)
Auditi/PP/PYB
x. Bentang Dalam Mesyuarat Berkaitan
23. Bentangkan tindakan peluang penambahbaikan yang
dilaksakanan di dalam mesyuarat berkaitan.
PMU-PE-PS-11 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Page 7 of 8
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Penilaian Ketakakuran
TINDAKAN
Kenalpasti Ketakakuran
Kawal dan buat pembetulan
Kenalpasti Punca Ketakakuran
Ambil Tindakan Pembetulan
Laksanakan Tindakan Susulan
Buat Analisis dan Penilaian yang
bersesuaian
Bentang dalam mesyuarat berkaitan
TANGGUNGJAWAB
Juruaudit Dalaman/ PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Juruaudit Dalaman/ PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Ya
Tidak
PMU-PE-PS-11 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan Page 8 of 8
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Tindakan Peluang Penambahbaikan
TINDAKAN
Kenalpasti tindakan peluang
penambahbaikan
Melaksanakan tindakan dan
menyediakan laporan yang
bersesuaian
Bentang dalam mesyuarat berkaitan
TANGGUNGJAWAB
PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Auditi/ PP/PYB
Tidak
Ya